Clinic Agency verwerkt persoonsgegevens van websitebezoekers, (potentiële) opdrachtgevers en hun contactpersonen. In deze verklaring lees je welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We hebben dit zo concreet mogelijk opgeschreven.
Verwerkingsverantwoordelijke Clinic Agency Vijzelstraat 68, 1017 HL Amsterdam KVK: 84889942 E-mail: thomas@clinicagency.nl Tel: +31 (0)6 813 54951
1. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Clinic Agency heeft twee rollen als het om persoonsgegevens gaat.
Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen wij zelf wat er gebeurt met gegevens van bezoekers van clinicagency.nl, van mensen die contact met ons opnemen en van onze opdrachtgevers en hun medewerkers. Daarover gaat deze privacyverklaring.
Als verwerker werken wij in opdracht van klinieken en salons met gegevens van hún klanten: bijvoorbeeld in SalonDesq (ons boekingssysteem), in CRM-systemen, e-mailflows, websiteformulieren en advertentiedoelgroepen. Daar bepaalt de kliniek het doel en de middelen, en wij voeren uit. Deze verwerkingen vallen onder de verwerkersovereenkomst die wij met iedere opdrachtgever sluiten en onder de privacyverklaring van de kliniek zelf. Ben je klant van een kliniek en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan contact op met die kliniek. Wij helpen hen waar nodig om je verzoek af te handelen.
2. Welke gegevens we verwerken en waarom
2.1 Websitebezoekers van clinicagency.nl
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| IP-adres (geanonimiseerd), browser, apparaat, bezochte pagina's, verwijzende website | Werking en beveiliging van de website, inzicht in gebruik | Gerechtvaardigd belang | Serverlogs: maximaal 30 dagen. Statistieken: zie cookiebeleid |
| Cookies en vergelijkbare technieken | Zie ons cookiebeleid | Toestemming (behalve functionele cookies) | Zie cookiebeleid |
2.2 Mensen die contact opnemen of een marketingscan aanvragen
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, website van de kliniek, inhoud van je bericht | Contact opnemen, je vraag beantwoorden, een analyse of voorstel maken | Uitvoering van de (pre)contractuele relatie; gerechtvaardigd belang | Tot 12 maanden na het laatste contact als er geen overeenkomst volgt |
| Openbare informatie over je kliniek (website, Google Bedrijfsprofiel, social media, advertenties) | Een marketingscan of analyse maken die je hebt aangevraagd, of een gericht voorstel voorbereiden | Gerechtvaardigd belang | Zelfde als hierboven |
2.3 Opdrachtgevers en hun medewerkers
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, functie, zakelijke contactgegevens, communicatie (e-mail, chat, gespreksverslagen) | Uitvoeren van de overeenkomst, afstemming, rapportage | Uitvoering overeenkomst | Tot 2 jaar na einde overeenkomst |
| Bedrijfsgegevens, KVK-nummer, btw-nummer, bankgegevens, facturen | Facturatie en administratie | Wettelijke verplichting | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Inloggegevens en toegangen tot accounts (advertentieplatforms, analytics, boekingssysteem, website, hosting) | Uitvoeren van de overeenkomst | Uitvoering overeenkomst | Tot einde overeenkomst, daarna direct verwijderd of toegang ingetrokken |
| Beeld- en geluidsopnamen (bijvoorbeeld testimonialvideo's, opgenomen videogesprekken) | Afstemming, content voor opdrachtgever, referenties op onze website | Uitvoering overeenkomst; toestemming voor publicatie | Zolang de overeenkomst loopt of de toestemming geldt |
2.4 Zakelijke outreach
Wij benaderen klinieken en salons actief met informatie over onze diensten, per e-mail, telefoon of LinkedIn. Hiervoor gebruiken we zakelijke contactgegevens uit openbare bronnen (websites, KVK, LinkedIn, branchegidsen). De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om onze diensten aan te bieden aan bedrijven in onze doelgroep. Je kunt je hier altijd tegen verzetten: één mail naar thomas@clinicagency.nl is voldoende en we nemen je op in onze stoplijst. Die stoplijst bewaren we juist wél, zodat we je niet opnieuw benaderen.
3. Gebruik van AI-tools
Wij zetten artificiële intelligentie in als hulpmiddel bij ons werk: voor onderzoek, analyse, het schrijven en redigeren van teksten, het maken van concepten en het programmeren van websites en software. Wij zijn daar transparant over.
Wat dat betekent voor jouw gegevens:
- Wij zijn LLM-agnostisch: we zijn niet gebonden aan één AI-aanbieder en kiezen per taak de tool die het beste werkt. Welke aanbieders we gebruiken kan wijzigen. Op verzoek vertellen we je welke tools we voor jouw opdracht inzetten.
- Zakelijke informatie over je kliniek (behandelingen, prijzen, tone of voice, openbare website-inhoud) kunnen we als input gebruiken voor AI-tools om ons werk voor jou uit te voeren.
- Persoonsgegevens van klanten van opdrachtgevers (namen, contactgegevens, afspraakhistorie) voeren we niet in AI-tools in, tenzij die tool onder een verwerkersovereenkomst valt waarin vastligt dat de gegevens niet voor modeltraining worden gebruikt en binnen de EER of onder passende waarborgen worden verwerkt.
- Wij gebruiken jouw gegevens of materiaal nooit om zelf AI-modellen te trainen, en we kiezen zakelijke abonnementen bij AI-aanbieders waarbij invoer niet voor training wordt gebruikt.
- Alle AI-output wordt door een medewerker beoordeeld voordat die wordt gebruikt. Er worden geen besluiten over jou genomen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.
4. Met wie we gegevens delen
Wij verkopen nooit persoonsgegevens. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om ons werk te doen, en alleen voor dat doel:
- Kantoor-, e-mail- en opslagsoftware voor communicatie, documenten en agenda's.
- Hosting- en cloudplatforms voor onze website, de websites van opdrachtgevers en onze SaaS-diensten.
- Advertentie- en analyseplatforms (zoals Google en Meta) voor zover je daar toestemming voor geeft via cookies, of voor zover we campagnes beheren in opdracht van klinieken.
- AI-aanbieders zoals beschreven in hoofdstuk 3.
- Boekhoud- en facturatiesoftware en onze boekhouder.
- Freelancers en specialisten die onder onze verantwoordelijkheid aan een opdracht werken (zoals advertentiespecialisten, developers, fotografen). Zij zijn gebonden aan geheimhouding.
- Ontwikkelpartner SalonDesq: SalonDesq wordt ontwikkeld en beheerd samen met een technische partner, die als subverwerker toegang kan hebben tot de infrastructuur.
Met iedere partij die namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten we een verwerkersovereenkomst of zijn we gebonden aan hun standaardvoorwaarden voor gegevensverwerking. Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar.
Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten. Doorgifte vindt dan plaats onder het EU-US Data Privacy Framework of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Wij verstrekken gegevens aan overheidsinstanties alleen als de wet ons daartoe verplicht.
5. Beveiliging
Wij beschermen gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder tweestapsverificatie op alle zakelijke accounts, versleutelde opslag van inloggegevens in een wachtwoordmanager, toegang alleen voor medewerkers die aan de betreffende opdracht werken, versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) en dagelijkse back-ups van websites en SaaS-diensten. Bij een datalek dat risico's voor betrokkenen oplevert, melden we dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we de betrokken opdrachtgever direct.
6. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- in te zien welke gegevens we van je hebben;
- gegevens te laten corrigeren als ze onjuist zijn;
- gegevens te laten verwijderen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder outreach;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
- gegeven toestemming in te trekken, zonder gevolgen voor wat daarvoor is gebeurd.
Mail je verzoek naar thomas@clinicagency.nl. We reageren binnen vier weken, meestal sneller. Bij twijfel over je identiteit kunnen we om aanvullende verificatie vragen.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
7. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten, nieuwe tools of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op clinicagency.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we opdrachtgevers per e-mail.